OPS w pułapce Mechanizmu Podzielonej Płatności (rachunek bankowy VAT i modele jego działania w OPS)

Inspiracją do napisania tego wpisu jest powszechnie panujące przeświadczenie, że Ośrodki Pomocy Społecznej jak nic nie sprzedają to podatek VAT ich nie dotyczy. Innymi słowy nie są podmiotem, który ma związek z instytucją podatku VAT.
Nic bardziej mylnego, gdy chodzi o mechanizm podzielonej płatności w podatku VAT ( MPP – Mechanizm Podzielonej Płatności) .

Po centralizacji VAT w j.s.t każdy Ośrodek Pomocy Społecznej jest automatycznie składową jednego wielkiego podatnika – jednostki samorządu terytorialnego.

Kiedyś OPS mógł być samodzielnym podatnikiem podatku VAT, ale to już czas przeszły dokonany.

Przekonanie, że OPS jest poza instytucją VAT i MPP może być źródłem poważnych problemów w związku z wprowadzaniem obowiązkowego Mechanizmu Podzielonej Płatności dla j.s.t, jako podatnika podatku VAT. I nie ma tu znaczenia czy jest to malutki OPS bez jakiejkolwiek „sprzedaży” czy też duży OPS z „obszernym rejestrem sprzedaży”.

To zamieszanie wśród OPS-ów wynika z wykluczających się informacji co jest, a co nie jest opodatkowane. Stąd trudno się dziwić, że mamy takie podejście OPS do problematyki podatku VAT.

MPP jest związany z wydatkami – zakupy, a każdy OPS jest wciąż „podatnikiem podatku VAT” – jako j.s.t.

Kupując towar albo usługę OPS jest zobowiązany rozpoznać czy dla takiego zakupu należy zastosować MPP czy też nie. To, że wystawca faktury jest zobowiązany do umieszczenia na niej stosownej adnotacji ( MPP – wskazówka na fakturze dla odbiorcy co do sposobu dokonania zapłaty) nie oznacza automatycznie, że każdy sprzedawca dopełni tego obowiązku. Sądzę, że na początku będą z tym problemy (rozpoznanie przez sprzedawcę właściwego PKWiU dla danego towaru czy usługi). No cóż, samo życie.

Brak takiej adnotacji nie zwalnia jednak z obowiązku zapłaty za fakturę przy zastosowaniu MPP. Od czego bowiem jest instytucja noty korygującej?

Początki wdrażania obowiązkowego MPP będą trudne zarówno dla sprzedawcy jak i kupującego – tutaj OPS.

Czas najwyższy uznać, że OPS jest „VATOWCEM” – nie samodzielnym lecz w strukturze j.s.t.

Z MPP nierozerwalnie związany jest rachunek bankowy VAT. Moje praktyczne doświadczenie w zakresie działania tego rachunku VAT w gminach/powiatach pozwala na stwierdzenie, że praktyka znacząco odbiegi od teorii, z którą spotykamy się w internecie.

Przedstawię tylko kilka przykładów związanych z działaniem rachunku VAT na poziomie OPS w ramach dobrowolnego MPP, gdyż są OPS stosujące ten mechanizm, w związku z realizacją zamówień publicznych.

W pierwszej kolejności każdy OPS musi ustalić, kto jest posiadaczem w sensie prawnym rozliczeniowych rachunków bankowych (rachunek dochodów, wydatków, ZFŚS, depozyty, projekty czy inne rachunku funkcjonujące w ramach OPS).

Dlaczego? Z tego powodu, że:

dla jednych instytucji bankowych posiadaczem jest gmina/powiat;
dla innych samorządowa jednostka budżetowa (tutaj OPS).

Konsekwencje są poważne, gdyż w sytuacji, kiedy posiadaczem dla banku jest OPS, nie ma prawnej możliwości przelewów z rachunku bankowego VAT do skarbnika. Tym samym jakiekolwiek środki na rachunku VAT nie mogą być przelane do organu finansowego.

Z kolei, gdy posiadaczem rachunku bankowego jest gmina/powiat, to taki zakaz już nie obowiązuje i nie ma żadnych przeszkód na realizacje wewnętrznych przelewów.

Dodatkową pułapką w praktyce funkcjonowania OPS jest umowa jaką zawarł z bankiem dany OPS. Wybór banku nie został dokonany przez gminę dla wszystkich. Tym samym w praktyce taki OPS jest uważany za posiadacza rachunku bankowego z konsekwencją opisaną powyżej (brak możliwości przelewu wewnętrznego do Skarbnika).

Zdarzają się jeszcze takie sytuacje, że obsługę bankową OPS-u prowadzi bank X, a obsługę organu finansowego/urzędu/starostwa bank Y – w praktyce występują one rzadko, ale są obecne w funkcjonowaniu niektórych OPS. W takim przypadku znowu pojawia się problem z rozliczaniem środków na rachunku VAT – przelewy wewnętrzne do Skarbnika.

Kiedy już uda Wam się uporać z tym problemem, przechodzicie do etapu II.

Drugi etap sprowadza się do samego OPS – struktura wewnętrzna rachunków bankowych w związku z rachunkiem VAT. Jak to wygląda w praktyce, przedstawiają to modele działania rachunku bankowego VAT:

Model pierwszy – jest jeden rachunek bankowy VAT dla gminy/powiatu (obejmuje też OPS)

Model drugi – OPS posiada jeden rachunek bankowy VAT w wersji gmina to posiadacz

Model trzeci – OPS posiada jeden rachunek bankowy VAT w wersji OPS to posiadacz

Model czwarty – OPS posiada więcej niż jeden rachunek bankowy VAT w wersji gmina to posiadacz

Model piąty – OPS posiada więcej niż jeden rachunek bankowy VAT w wersji OPS to posiadacz – OPS posiada jeden rachunek bankowy VAT w wersji gmina to posiadacz

Powyższe nie jest żadnym żartem – tak to działa w praktyce na większą lub mniejszą skale.

MODEL PIERWSZY

W tym modelu jest jeden rachunek VAT dla całej gminy. W praktyce taki stan rzeczy ma miejsce w małych gminach. Należy do rzadkości, ale występuje. W praktyce to tylko urząd płacił MPP i nikt więcej. Zapłata przez OPS w ramach MPP może spowodować komplikacje, bo bank powinien obciążyć rachunek VAT, o ile są na nim środki.Techniczne powiązanie rachunku wydatków OPS z rachunkiem VAT nie jest możliwe, ale cuda się zdarzają. W takiej sytuacji sugeruję otwarcie rachunku VAT dla jednostki, ale ta decyzja nie należy do OPS.

W ramach tego modelu ważne jest uzgodnienie ze Skarbnikiem dalszych działań na wypadek wystąpienia okoliczności zastosowania MPP.

Zaznaczam, że ten model stanowi rzadkość w praktyce funkcjonowania gmin/powiatów, jednak nie mogę wykluczyć, że Twój OPS wpisuje się w ten model funkcjonowania rachunku VAT.

MODEL DRUGI

W ramach tego modelu Twój OPS ma rachunek bankowy VAT, ale w tym znaczeniu , że posiadaczem jest Gmina/Powiat. Masz możliwość swobodnego transferu środków na rachunku VAT w ramach rozliczeń wewnętrznych ze Skarbnikiem. To bardzo duże ułatwienie. Ale jest jeden praktyczny problem, gdy Twój OPS będzie posiadać na rachunku VAT jakieś środki pieniężne.

Na przykład Twój OPS ma kilka rachunków bankowych rozliczeniowych:

rachunek dochodów;
rachunek wydatków;
rachunek ZFŚS;
jakiś rachunek depozytowy;
rachunek projektu

Twój OPS twierdzi, że rachunek bankowy VAT jest związany tylko z rachunkiem bankowym dochodów. Czy to prawda? Zobaczymy.

Na rachunku bankowym VAT jest saldo 23,00 zł z transakcji handlowej dokonanej przez Twój OPS (na przykład najem i stawka 23%).

Tego samego dnia, co wpływ na rachunek VAT owych 23,00 zł, Twój OPS realizuje przelew w ramach MPP za zakup usługi w paragrafie 427 na kwotę 123,00 zł.

Jeśli uważasz, że owe 23,00 zł zostanie nie tknięte, to jesteś w błędzie. Dokonując płatności w ramach MPP bank musi pobrać te 23 złote, które są na rachunku bankowym VAT. W takim razie czy nadal w Twoim OPS rachunek bankowy jest powiązany tylko z rachunkiem dochodów???

To jest najprostszy przykład, jaki może w Twoim OPS wystąpić. A gdybyś tak płacił z rachunku projektu czy z ZFŚS stosując MPP, to czy bank mógłby nie ruszać środków na rachunku VAT? Raczej nie.

W MODELU DRUGIM , w przeciwieństwie do MODELU TRZECIEGO, bankowy rachunek VAT w praktyce może działać jako rachunek wydatków budżetowych i być zasilany z organu finansowego.

MODEL TRZECI

W ramach tego modelu Twój OPS ma rachunek bankowy VAT, ale w tym znaczeniu , że posiadaczem jest Twój OPS, a nie gmina/powiat. Nie masz możliwości swobodnego transferu środków z rachunku VAT w ramach rozliczeń wewnętrznych ze Skarbnikiem. To bardzo duże utrudnienie w sytuacji, kiedy Twój OPS wykonuje czynności opodatkowane (sprzedaż) – dotyczy większych OPS i PCPR. Tu znów pojawia się praktyczny problem, kiedy Twój OPS będzie posiadać na rachunku VAT jakieś środki pieniężne. Nie masz żadnej możliwości przekazania tych środków do Skarbnika. Przekażesz deklarację ze sprzedażą, ale w ślad za nią Skarbnik nie dostanie żadnych pieniędzy.

Twój OPS ma przykładowo kilka rachunków bankowych rozliczeniowych:

rachunek dochodów;
rachunek wydatków;
rachunek ZFŚS;
jakiś rachunek depozytowy;
rachunek projektu

Twój OPS twierdzi, że rachunek bankowy VAT jest związany tylko z rachunkiem bankowym dochodów. Czy to prawda? Sprawdźmy to, na przykładzie zaczerpniętym z MODELU DRUGIEGO.

Na rachunku bankowym VAT jest saldo 23,00 zł z transakcji handlowej dokonanej przez Twój OPS (na przykład najem i stawka 23%).

Tego samego dnia, co wpływ na rachunek VAT owych 23 zł, Twój OPS realizuje przelew w ramach MPP za zakup usługi w paragrafie 427 na kwotę 123,00 zł.

Jeśli uważasz, że owe 23 złote zostanie nie tknięte, to jesteś w błędzie. Dokonując płatności w ramach MPP bank musi pobrać te 23 złote, które są na rachunku bankowym VAT. Czy nadal w Twoim OPS rachunek bankowy jest powiązany tylko z rachunkiem dochodów???

To jest najprostszy przykład jaki może w Twoim OPS wystąpić. A gdybyś tak płacił z rachunku projektu czy z ZFŚS stosując MPP to czy bank mógłby nie ruszać środków na rachunku VAT. Raczej nie.

Czy masz MODEL DRUGI czy MODEL TRZECI , rachunek bankowy VAT działa tak samo. Niuans polega na tym, że w MODELU TRZECIM pieniądze zgromadzone na rachunku VAT nie mogą być rozliczane wewnętrznie w gminie. I to jest ta drobna, ale jakże istotna różnica, niewidoczna na pierwszy rzut oka.

W tym modelu jest jeszcze jedna i to duża pułapka . Kiedy otrzymasz na rachunek VAT wpływ (te 23 złote VAT) i dokonasz zakupu, za który zapłacisz w ramach MPP (bank zabiera te 23 złote VAT) to skąd miałeś środki na wydatki?

Dostałeś na wydatki 123,00 zł

Na rachunku VAT masz 23,00 zł

Masz fakturę zakupową na 123,00 zł

Płacisz za fakturę 123,00 zł

Ile zostało środków na rachunku wydatków? Zostało 23,00 zł

Nieźle, tylko jak można mieć niewykonane wydatki na 23 złote i jednocześnie w Rb28s nie mieć zaległości? W organie finansowym jest zapis, że Twój OPS otrzymał 123,00 zł, a Ty robisz zwrot na koniec roku w kwocie 23,00 zł – Wn 223 oraz Ma 130 (wydatki).

To jest tylko banalny przykład.

MODEL CZWARTY

W ramach tego modelu Twój OPS ma nie jeden rachunek bankowy VAT tylko więcej, ale w tym znaczeniu, że posiadaczem jest Gmina/Powiat. Co to znaczy, że ma kilka rachunków VAT ? Oznacza to, że dla jakiegoś rachunku rozliczeniowego X, otwiera się rachunek bankowy VAT. Masz możliwość swobodnego transferu środków na rachunku VAT w ramach rozliczeń wewnętrznych ze Skarbnikiem. To bardzo duże ułatwienie. Ale jest jeden problem praktyczny, gdy Twój OPS będzie posiadać na rachunkach VAT jakieś środki pieniężne.

Na przykład Twój OPS ma kilka rachunków bankowych rozliczeniowych:

rachunek dochodów i rachunek bankowy VAT;
rachunek wydatków i rachunek bankowy VAT;
rachunek ZFŚS – brak rachunku VAT;
jakiś rachunek depozytowy – brak rachunku VAT;
rachunek projektu – brak rachunku VAT

Na rachunku VAT z dochodów są środki w wysokości 23,00 zł VAT za sprzedaż, na rachunku VAT z wydatków brak jest jakichkolwiek środków

Twój OPS zamierza zapłacić w ramach MPP za fakturę. Kwota na fakturze to 108 złotych brutto. Powstaje pytanie czy Twój bank realizując przelew zabierze środki z rachunku VAT do dochodów czy też nie?

W praktyce różnie bywa – jeden tak, inny nie.

Stąd też niektórzy zrezygnowali z opcji otwierania rachunków bankowych VAT dla każdego czy niektórych rachunków rozliczeniowych.

W MODELU CZWARTYM rachunek bankowy VAT, tak jak w MODELU DRUGIM, może pełnić funkcję rachunku wydatkowego (patrz MODEL DRUGI).

MODEL PIĄTY

W ramach tego modelu Twój OPS ma nie jeden rachunek bankowy VAT tylko więcej, ale w tym znaczeniu , że posiadaczem jest tylko OPS. Brak możliwości swobodnego transferu środków na rachunku VAT w ramach rozliczeń wewnętrznych ze Skarbnikiem, a to duże utrudnienie. Jest jeden problem praktyczny, kiedy Twój OPS będzie posiadać na rachunkach VAT jakieś środki pieniężne.

Na przykład Twój OPS ma kilka rachunków bankowych rozliczeniowych:

rachunek dochodów i rachunek bankowy VAT;
rachunek wydatków i rachunek bankowy VAT;
rachunek ZFŚS – brak rachunku VAT;
jakiś rachunek depozytowy – brak rachunku VAT;
rachunek projektu – brak rachunku VAT

Na rachunku VAT z dochodów są środki w wysokości 23 złotych VAT za sprzedaż, na rachunku VAT z wydatków brak jest jakichkolwiek środków

W tym modelu – tak jak w MODELU TRZECIM – jest jeszcze jedna pułapka. Kiedy otrzymasz na rachunek VAT z dochodów wpływ ( te 23 złote VAT) i dokonasz zakupu za który zapłacisz w ramach MPP ( bank zabiera te 23 złote VAT) to skąd miałeś środki na wydatki, chyba że Twój bank ich nie pobierze.

Dostałeś na wydatki 123,00 zł

Na rachunku VAT masz 23,00 zł VAT

Masz fakturę zakupową na 123,00 zł

Płacisz za fakturę 123,00 zł

Ile zostało środków na rachunku wydatków? Zostało 23,00 zł

Masz niewykonane wydatki na 23,00 zł i jednocześnie w Rb28s nie masz zaległości. W organie finansowym jest zapis, że Twój OPS otrzymał 123 złote, a Ty robisz zwrot na koniec roku w kwocie 23 złotych – Wn 223 oraz Ma 130(wydatki). Jak uzgodnić organ z Twoim Rb28s? Ups…

Zaprezentowane modele są realnym odzwierciedleniem tego co już działa w ramach dobrowolnego MPP. Są to tylko najprostsze sytuacje, ale jednocześnie najlepiej ilustrujące mechanizmy działania w praktyce. Gdybym miał opisać wszelkie możliwe zdarzenia jakie mogą i pojawiają się musiałbym napisać książkę, a i tak mógłbym nie wyczerpać wszystkich możliwych zdarzeń. Życie każdego dnia przynosi różne rozwiązania.

Stąd też MPP w praktyce jest dużym wyzwaniem. Nie jest jednak tak, że nie da się go opanować. Wyznaję zasadę, że jak coś stworzył człowiek to człowiek to ogarnie. Raz wolniej raz szybciej, ale da się.

Poniżej jeszcze krótka informacja dla Kierowników w Twoim OPS.

Pragnę przypomnieć, że od września 2019 roku zacznie funkcjonować tak zwana biała lista podatników VAT. Mają znajdować się na niej informacje dotyczące zarejestrowania, wyrejestrowania oraz statusu podatnika VAT, a także numery rachunków bankowych przedsiębiorców. Wpłata na rachunek inny niż wskazany na białej liście będzie sankcjonowana, a to już jest duży problem nie tylko dla OPS, ale także dla gminy/powiatu, bo to one są czynnym podatnikiem podatku VAT.

Niezależnie od MPP dodatkowym obowiązkiem będzie weryfikacja odpbiorcy płatności tzw. Biała Lista.

Zaprezentowany poniżej art.117ba oraz 117 bb wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2020 roku.

Art. 117ba

1. Podatnik, o którym mowa w art. 15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, na rzecz którego dokonano dostawy towarów lub świadczenia usług, odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz z dostawcą towarów lub usługodawcą zarejestrowanym na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, za jego zaległości podatkowe w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę towarów lub to świadczenie usług, jeżeli zapłata należności za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, a z odrębnych przepisów wynika obowiązek dokonania zapłaty za pośrednictwem rachunku płatniczego.

2. Podatnik, o którym mowa w art. 15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, który na podstawie umowy zawartej z dostawcą towarów lub usługodawcą zarejestrowanym na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny albo nabywcą towarów lub usługobiorcą jest obowiązany do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, oraz który dokonał zapłaty tej należności przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz z dostawcą towarów lub usługodawcą za jego zaległości podatkowe w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie przypadającej na tę należność, a z odrębnych przepisów wynika obowiązek dokonania zapłaty za pośrednictwem rachunku płatniczego.

3. Przepisów § 1 i 2 nie stosuje się, w przypadku gdy podatnik dokonujący płatności dokonał zapłaty należności przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, i złożył zawiadomienie o zapłacie należności na ten rachunek do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu.

4. Zawiadomienie, o którym mowa w § 3, zawiera:

1) numer identyfikacyjny, firmę (nazwę) oraz adres siedziby albo, w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną, imię i nazwisko oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności – adres miejsca zamieszkania, podatnika dokonującego zapłaty należności;

2) dane wystawcy faktury wskazane na fakturze (numer identyfikacyjny, nazwę albo imię i nazwisko oraz adres);

3) numer rachunku, na który dokonano zapłaty należności;

4) wysokość należności zapłaconej przelewem na rachunek, o którym mowa w pkt 3, i dzień zlecenia przelewu na ten rachunek.

5. Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, wzór zawiadomienia, o którym mowa w § 3, wraz z objaśnieniami co do sposobu prawidłowego jego wypełnienia, uwzględniając konieczność uproszczenia i usprawnienia procesu składania zawiadomień.

Art. 117bb Przepisów art. 117ba ( odpowiedzialność podatnika) nie stosuje się do transakcji, w odniesieniu do których podatnik dokonał zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, o którym mowa w art. 108a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Co to oznacza w praktyce? To, że:

a) Twój OPS musi bezpośrednio przed dokonaniem przelewu (chodzi o dzień dokonania zlecenia przelewu, a nie dzień uznania rachunku bankowego wierzyciela) zweryfikować, czy rachunek bankowy, na który Twój OPS dokona płatności należy do czynnego podatnika VAT i znajduje się na Białej Liście;

b) Twój OPS zobowiązany jest kontrolować prawidłowość rozliczeń po dokonaniu przelewu, aby w przypadku zidentyfikowania błędu, Twój OPS mógł w terminie 3 dni od dokonania zlecenia przelewu poinformować naczelnika urzędu skarbowego o ewentualnych nieprawidłowościach.

Reasumując mogę śmiało stwierdzić, że w całej strukturze gminy Twój OPS należy do tego typu jednostki, która w praktyce będzie mieć najmniej problemów z wdrożeniem i realizacją MPP.

W znacznie gorszej sytuacji są te podmioty w Twojej gminie/powiecie, które zaliczamy do placówek oświatowych, ośrodków sportu i rekreacji, czy też przede wszystkim urzędy i starostwa.

Ale czy to, że inni będą mieć gorzej jest jakimś pocieszeniem? Nie sądzę.