ćZapewne wiesz, że od dnia 1 stycznia 2021 roku istnieje obowiązek informowania ZUS o zawartych umowach o dzieło.
By zrealizować ten obowiązek musisz wypełnić formularz RUD.
Pierwsza część formularza RUD zawiera dane płatnika składek zlecającego wykonanie dzieła.
Kto jest płatnikiem składek?
W art. 4 pkt.2 lit. a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zawarta jest definicja płatnika. Według wymienionego przepisu płatnikiem składek jest pracodawca w stosunku do pracowników i osób odbywających służbę zastępczą oraz jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna pozostająca z inną osobą fizyczną w stosunku prawnym uzasadniającym objęcie tej osoby ubezpieczeniami społecznymi.
Zaprezentuję Wam teraz 3 modele podejścia do kwestii rozumienia pojęcia płatnika składek w kontekście zawieranych umów zlecenia przez jednostki samorządu terytorialnego, co będzie się przekłada na sposób raportowania do ZUS o zawartych umowach o dzieło. Zaprezentowane poniżej modele są odzwierciedleniem stanu faktycznego, jaki ma miejsce w jednostkach samorządu terytorialnego. W każdym z tych modeli to Gmina jest podmiotem zawierającym umowy, tyle że na potrzeby rozliczania składek ZUS ta sama sytuacja jest interpretowana na trzy różne sposoby:
- Model pierwszy – Gmina zawiera umowę – Gmina zgłasza (dotyczy także jednostek)
- Model drugi – Gmina zawiera umowę – na potrzeby ZUS przyjmuje się, że jednostki są stroną umowy
- Model trzeci: Gmina zawiera umowę – z tym, że dla swoich pracowników przyjmuje, że do ZUS jednostki są stroną umowy, a w stosunku do pozostałych osób fizycznych Gmina jest stroną umowy.
Jak możliwe jest tak różne rozumienie pojęcia strony umowy zlecenia?
MODEL PIERWSZY
Gmina zawiera umowy zlecenia z wykonawcami będącymi osobami fizycznymi:
- nieprowadzącymi działalności gospodarczej i niebędącymi pracownikami Urzędu Miejskiego
- będącymi pracownikami Urzędu Miejskiego
Jednostki organizacyjne Gminy w jej imieniu zawierają umowy zlecenia z osobami fizycznymi:
- nieprowadzącymi działalności gospodarczej i niebędącymi pracownikami jednostki organizacyjnej Gminy
- będącymi pracownikami jednostki organizacyjnej Gminy;
W tej sytuacji płatnikiem składek z tytułu zawarcia umowy zlecenia jest zawsze gmina – takie rozwiązanie jest stosowane przez część jednostek samorządu terytorialnego. Płatnikiem jest gmina więc w nazwie formularza RUD pojawi się NIP gminy/powiatu/województwa.
Dlaczego NIP gminy i nazwa gminy ? Dlatego, że płatnikiem jest gmina i to na niej ciąży obowiązek raportowania do ZUS. Jednostki, w tym urząd nie są podmiotami, które są zobowiązane do sporządzenia formularza RUD, choć w praktyce będą realizować czynności techniczne – wypełnienie.
Ważne:
Tylko gmina/powiat/województwo jest płatnikiem składek od umów zlecenia i tylko gmina /powiat/województwo sporządza formularz RUD – informację o zawartych umowach o dzieło.
MODEL DRUGI
Gmina zawiera umowy zlecenia z wykonawcami będącymi osobami fizycznymi:
- nieprowadzącymi działalności gospodarczej i niebędącymi pracownikami Urzędu Miejskiego
- będącymi pracownikami Urzędu Miejskiego
Jednostki organizacyjne Gminy w jej imieniu zawierają umowy zlecenia z osobami fizycznymi:
- nieprowadzącymi działalności gospodarczej i niebędącymi pracownikami jednostki organizacyjnej Gminy
- będącymi pracownikami jednostki organizacyjnej Gminy
W tym przypadku płatnikiem składek jest odpowiednio urząd albo samorządowa jednostka budżetowa/samorządowy zakład budżetowy. W formularzu RUD automatycznie podawane są numery NIP właściwe dla urzędu/jednostki/zakładu budżetowego i jako podmiot zamawiający wykonanie umowy o dzieło występować będzie odpowiednio urząd/jednostka budżetowa/samorządowy zakład budżetowy.
Tym samym, w rozumieniu zamawiającego, stroną umowy o dzieło po stronie zamawiającego będzie odpowiednio urząd/jednostka budżetowa/samorządowy zakład budżetowy, co wyraża się w treści umowy następującym zwrotem:
- „Umowa zawarta pomiędzy Szkołą Podstawową nr 1 w Przykładowym Mieście a Panem/Panią X …”
- „Umowa zawarta pomiędzy Urzędem Gminy/Miasta Przykładowego Miasta a Panem/Panią X …”
Skoro dla umowy zlecenia stroną jest wspomniany urząd czy szkoła, to przy umowie o dzieło zadziała ten sam mechanizm. Mało prawdopodobne by w jakieś gminie X przyjęto rozwiązanie, że przy umowie zlecenia stroną jest urząd/szkoła/Ośrodek Pomocy Społecznej, a przy umowie o dzieło stroną takiej umowy byłaby gmina.
Ważne:
Gmina/powiat/województwo nie jest płatnikiem co jest zjawiskiem powszechnie występującym przy zgłaszaniu umów zleceń do ubezpieczeń społecznych.
Biorąc pod uwagę fakt, że to i tak gmina/powiat/województwo jest stroną umowy zlecenia czy umowy o dzieło, mimo niefortunnych sformułowań używanych w zawieranych umowach zlecenia czy umowach o dzieło, to płatnikiem wciąż jest urząd/jednostka budżetowa/zakład budżetowy, gdyż tak działa większość jednostek samorządu terytorialnego.
Czy istnieje zatem obowiązek raportowania o zawartych umowach o dzieło, skoro podmiot zawierający te umowy(gmina/powiat/województwo) nie jest płatnikiem ?
Obowiązek dotyczy płatnika, a gmina nie jest płatnikiem, mimo że jest podmiotem zlecającym wykonanie umowy o dzieło. Natomiast urząd/jednostka budżetowa/zakład budżetowy jest płatnikiem, ale nie jest podmiotem zlecającym wykonanie umowy o dzieło.
Czy to możliwe, że gminy zawierając umowy o dzieło byłyby jednocześnie zwolnione z obowiązku raportowania do ZUS tylko dlatego, że jako płatnicy są zgłoszone jednostki budżetowe czy zakłady budżetowe, mimo że w stosunku prawnym uzasadniającym objęcie danej osoby ubezpieczeniami społecznymi jest gmina i osoba fizyczna?
Wydaje się że tak.
Zatem przy rozwiązaniu funkcjonującym w tego ramach modelu żadna gmina nie jest zobowiązana do raportowania do ZUS o zawartych umowach o dzieło i to tylko dlatego, że nie jest zgłoszona jako płatnik (brak statusu płatnika w rozumieniu art. 4 pkt 2 lit. a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Jednak nie taki był chyba cel ustawodawcy.
MODEL TRZECI (połączenie modelu pierwszego i drugiego)
Gmina zawiera umowy zlecenia z wykonawcami będącymi osobami fizycznymi
- nieprowadzącymi działalności gospodarczej i niebędącymi pracownikami Urzędu Miejskiego
- będącymi pracownikami Urzędu Miejskiego
Jednostki organizacyjne Gminy w jej imieniu zawierają umowy zlecenia z osobami fizycznymi:
- nieprowadzącymi działalności gospodarczej i niebędącymi pracownikami jednostki organizacyjnej Gminy
- będącymi pracownikami jednostki organizacyjnej Gminy;
W tym przypadku sytuacja się bardziej komplikuje. Dla pracowników, z którymi są zawierane umowy zlecenia płatnikiem jest odpowiednio urząd/jednostka budżetowa/samorządowy zakład budżetowy. W stosunku do osób fizycznych niebędących pracownikiem urzędu/jednostki/zakładu budżetowego płatnikiem jest gmina/powiat/województwo.
Zatem formularz RUD zawiera NIP gminy/powiatu/województwa przy umowie o dzieło z osobą fizyczną nie będącą pracownikiem urzędu/jednostki/zakładu budżetowego. Natomiast kiedy umowa o dzieło jest zawierana z pracownikiem formularz RUD zawiera NIP odpowiednio urzędu/jednostki/zakładu budżetowego.
Jak widać, gdy umowa o dzieło jest zawierana z osobą fizyczną, która nie jest pracownikiem urzędu/jednostki/zakładu budżetowego to stroną umowy jest gmina/powiat/województwo. Natomiast gdy umowa o dzieło jest zawierana z osobą fizyczną, która jest pracownikiem urzędu/jednostki/zakładu budżetowego to stroną umowy jest odpowiednio urząd/jednostka budżetowa/samorządowy zakład budżetowy.
Ważne:
Gmina/powiat/województwo jest płatnikiem oraz urząd/starostwo/jednostka budżetowa/zakład budżetowy jest płatnikiem, w zależności z kim jest zawarta umowa o dzieło – osoba fizyczna, która jest albo nie jest pracownikiem urzędu/starostwa/jednostki budżetowej/zakładu budżetowego.
Zatem raportowanie do ZUS odbywa się zarówno z poziomu gminy jak i z poziomu urzędu/jednostki/zakładu budżetowego.
Podsumowanie
Jak widać, dane jakie będą wykazywane w formularzu RUD do ZUS – dane zamawiającego wykonanie umowy o dzieło – nie będą takie same w skali kraju, a źródłem tego stanu rzeczy jest kwestia identyfikacji płatnika przy umowach zlecenia oraz umowach o dzieło (gmina czy jednostki organizacyjne gminy).
Jeśli teraz jeszcze przełożymy to na PPK, gdzie zleceniobiorca może być uczestnikiem PPK, to należy sobie zadać pytanie jak będzie raportowany w formularzu RCA taki zleceniobiorca. Czy podmiotem zatrudniającym będzie płatnik z modelu pierwszego, drugiego czy trzeciego?
Zatem ma pytanie. Czy zleceniobiorca w Twojej j.s.t. , mający prawo do bycia uczestnikiem w programie PPK , będzie na potrzeby art.16 ust.1 i 2 (okres zatrudnienia u pracodawcy) oraz art. 15 ust.2 i 3 (zapis na wniosek i staż pracy) ustawy o PPK postrzegany przez pryzmat modelu pierwszego, drugiego czy może trzeciego ?
Uważasz, że znasz już odpowiedź?
Pytanie o płatnika nabiera szczególnego znaczenia, gdy mamy następującą sytuację:
Zleceniobiorca, który nie jest pracownikiem:
- zawiera umowę zlecenia od 1 maja 2021 roku w Gminie X ze Szkołą Podstawową nr 1,
- od 1 czerwca 2021 roku zawiera umowę zlecenia w Gminie X z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej (GOPS)
- w okresie od 1 lipca do 30 września 2020 roku miał zawartą umowę zlecenia w Gminie X z Urzędem Gminy X,
- korzysta z automatycznego zapisu do PPK,
- składa deklarację rezygnacji z PPK na ręce kierownika GOPS w dniu 2 czerwca 2021 roku,
- twierdzi, że w stosunku do jego osoby zachodzą przesłanki z art.16 ust. 2 o PPK – wymagany staż zatrudnienia (3 miesiące),
- stroną umowy zlecenia z naszym zleceniobiorcą jest Gmina X mimo, że w umowach używa się zwrotu „Umowa zawarta pomiędzy GOPS albo SP 1 a Pania/Panem Y”
Pytanie wiąże się z zawarciem umowy o prowadzenie PPK w SP nr 1 w stosunku do naszego zleceniobiorcy, gdy została złożona deklaracja rezygnacji z PPK w dniu 2 czerwca 2021 roku tyle, że na ręce kierownika GOPS. Podmiotem zatrudniającym jest zleceniodawca (Gmina) mimo, że umowy zlecenia są podpisywane przez kierowników jednostek w ramach posiadanego umocowania ( GOPS oraz SP 1) . Ciekawe jak wyglądałaby kwestia prezentacja składki „podmiotu zatrudniającego” w druku RCA – składka na PPK finansowana przez płatnika, gdy doszło do zawarcia umowy o prowadzenie PPK z poziomu SP1?
Czy nasz zleceniobiorca będzie czy nie będzie zapisany do PPK w Gminie X Szkoła Podstawowa nr 1?
Powyższe dowodzi, że czas najwyższy uporządkować w swojej jednostce samorządu terytorialnego problematykę zawierana nie tylko umów dzieło, ale w ogóle instytucję umów cywilnoprawnych zawieranych z osobami fizycznymi i to nie tylko w kontekście raportowania do ZUS, ale także w odniesieniu do PPK.
Poniżej fragment z interpretacji indywidualnej IPPB4/4511-1400/15-2/IM – 2016.03.02 Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (dotyczy płatnika zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, nie mniej jednak chodzi o podkreślenie, że wnioskodawca sam wyraźnie wskazuje na to kto jest stroną umowy zlecenia czy umowy o dzieło):
„(…) Z cywilistycznego punktu widzenia stroną umów zawieranych przez kierownika jednostki organizacyjnej Wnioskodawcy z osobą fizyczną jest Wnioskodawca a nie jednostka organizacyjna. Jednostki organizacyjne Wnioskodawcy w obrocie prawnym mają status stationes municipi, czyli gminnej jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, której kierownik działa na podstawie pełnomocnictwa udzielonego mu przez Prezydenta Wnioskodawcy – w zakresie właściwości tej jednostki zastępując Wnioskodawcę.
Stationes municipii działają bowiem w obrocie cywilnoprawnym „w zastępstwie gminy”. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądowym, jednostka organizacyjna gminy działa wprawdzie jako wyodrębniona jednostka organizacyjna, jednakże w zakresie osobowości i zdolności prawnej nie cechuje się autonomią, lecz czerpie z podmiotowości macierzystej osoby prawnej, jaką jest gmina, stanowiąc zarazem jej cząstkową emanację.
Aktywność tej jednostki w obrocie prawnym jest wyrazem cząstkowej realizacji przez nią podmiotowości gminy. Z punktu widzenia prawnej podmiotowości, jednostka budżetowa lub zakład budżetowy nie stanowi odrębnego od gminy bytu (podmiotu) prawnego, lecz zawiera się w obrębie jej struktury.
Zgodnie z ustawą o samorządzie gminnym kierownik jednostki organizacyjnej gminy jest pełnomocnikiem gminy (por. art. 47 ustawy o samorządzie gminnym), nabywa w jej imieniu i na jej rzecz prawa i tak samo zaciąga zobowiązania.
W konsekwencji każda czynność dokonana przez kierownika jednostki organizacyjnej jest jednocześnie czynnością samej gminy. Stąd też słusznie przyjmuje się, że udział jednostek organizacyjnych gminy nieposiadających osobowości prawnej w obrocie opiera się nie na ich wyodrębnieniu prawnym, lecz na umocowaniu ich kierownika do dokonywania czynności prawnych w imieniu i ze skutkiem prawnym dla gminy jako osoby prawnej.
Należy jednak pamiętać, że prawo cywilne należące do systemu prawa prywatnego realizuje odmienne cele, aniżeli prawo publiczne – w szczególności prawo podatkowe, a tym samym nie można zakładać, że koncepcje i instytucje prawa cywilnego będą w systemie prawa publicznego funkcjonowały w niezmienionej postaci. Innymi słowy prawo podatkowe jest systemem autonomicznym względem prawa cywilnego choć oba te systemy przenikają się wzajemnie (…)”
Dodam tylko tytułem przypomnienia, że:
- twierdzenie, że po centralizacji VAT w jednostkach samorządu terytorialnego, samorządowe jednostki budżetowe czy zakłady budżetowa tworzące strukturę j.s.t. przestały być stroną umów zlecenia czy umów o dzieło jest mitem.
Z cywilistycznego punktu widzenia nigdy nie były stroną umów zlecenia czy umów o dzieło i centralizacja VAT nic tutaj nie zmieniła, - w każdym wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji każda jednostka samorządu terytorialnego podkreśla, że tylko i wyłącznie to ona może być stroną umowy zlecenia czy umowy o dzieło, a nie odpowiednio jednostka budżetowa czy samorządowy zakład budżetowy,
- użycie w umowie zwrotu „ Umowa zawarta pomiędzy Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w …a Panem/Panią X” nie oznacza, że to właśnie ten podmiot jest stroną umowy – stroną umowy jest Miasto na prawach powiatu X, w strukturach którego działa ten właśnie Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej.
Pozwolę sobie jeszcze zacytować fragment z postanowienia Sądu Najwyższego z dnia 6 lipca 2016 roku (Sygn.akt II UZ 20/16 ):
„(…)Tożsamość stron umów cywilnych była niesporna; stronami zawierającymi umowy była Gmina M. oraz wykonawczyni. Kontrola Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wykazała nieprawidłowości w klasyfikacji prawnej umów zawartych przez Gminę, oceniając, że w rzeczywistości nie są one umowami o dzieło, lecz umowami o świadczenie usług, tworząc tym samym tytuły ubezpieczeniowe wynikające z umów cywilnoprawnych .
W stosunkach wynikających z umów cywilnoprawnych zawieranych przez gminę, urząd miasta, mający status pracodawcy na podstawie ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (jednolity tekst: Dz.U. z 2014 r., poz. 1202 ze zm.), nie jest płatnikiem składek i nie może być stroną postępowania odwoławczego (art. 4 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i art. 379 pkt 2 k.p.c.).
Tylko stwierdzenie, że stroną ewentualnej umowy o świadczenie usług był Urząd Miejski w M., nie zaś Gmina M., pozwalałoby na konkluzję, że to Urząd Miejski w M. powinien być stroną stosunków ubezpieczenia społecznego jako płatnik składek. Odniesienia do sfery podatkowej i kwestie rozliczeń dokonywanych przez Urząd Miejski nie mają wpływu na zmianę tożsamości płatnika, którym zgodnie z treścią zawieranych umów jest Gmina M. (…)”
W raporcie do ZUS – formularz RUD – pozycja „Dane zamawiającego wykonanie umowy o dzieło” nie jest jedyną pozycją jaką musisz wypełnić. Pozostałe pozycje też mogą być wyzwaniem dla Twojej jednostki, zwłaszcza, że postrzeganie obowiązku sprawozdawczego do ZUS tylko przez pryzmat paragrafu 417 i 470 klasyfikacji budżetowej może okazać się nie wystarczający. Przecież jest jeszcze paragraf 470 i nie tylko.
Jeśli chciałbyś rozwiać swoje wątpliwości związane z raportowaniem umów o dzieło do ZUS zapraszam na moje szkolenie.