Każdy wie, że inwentaryzacja to zespół określonych działań powiązanych w chronologiczną całość . Na ten zespół ściśle określonych działań składa coś takiego jak spis z natury. Niby taka prosta rzecz ale czasami może przyprawić o palpitację serca.
Czemu?
Zdarza się – w praktyce dotyczy to wielu jednostek – że księgowi upraszczają sobie ewidencję księgową poprzez wykorzystanie zapisów zawartych w art.17 ust.2 pkt.4 ustawy o rachunkowości . Czyli chodzi o te zakupy, które są odpisywane w ciężar kosztów w momencie zakupu lub wytworzenia i nie są objęte jakąkolwiek ewidencją.
Co się dzieje w praktyce? Dzieje się tak, że ten rodzaj zakupów (tak naprawdę zapasów) nie jest objęty spisem z natury. Inaczej mówiąc o takim stanie w spisie z natury jest cisza jak po śmierci organisty. Nie ma, nie istnieje, ale jest i cieszy oko nie tylko księgowego ale także innych pracowników.
Dlaczego tak jest?
Zawdzięczamy to zapisowi na fakturze, a precyzyjniej ujmując dwóm zapisom :
- pierwszy z nich to – przekazano do zużycia
- drugi z nich to – zakupiono na potrzeby jednostki.
To powoduje, że zapasy nie objęte bieżącą ewidencją, odnoszone w ciężar kosztów w momencie zakupu, są traktowane jak by ich już nie było – bo są na kontach zespołu 4.
Czyli nie ma ich, ale są.
No bo jeśli przekazano do zużycia czy przekazano na potrzeby jednostki to jest to równoważne z ekonomicznym zużyciem danego składnika.
A właśnie takie „coś” powinno być objęte arkuszem spisu z natury , wycenione i wprowadzone na konto 310 – zapasy.
A skoro wycenione to: jak, kiedy i co – powinno być precyzyjnie określone w ramach posiadanej polityki rachunkowości.