Instytucja zwrotu wydatków, zwana inaczej refundacją wydatków, stosowana jest dość powszechnie w jednostce budżetowej. Schematy księgowe są w tym zakresie opanowane do perfekcji i wydaje się, że wszystko gra.
Czy aby na pewno?
Stosując zwrot wydatków musimy zaakceptować efekt jaki ta instytucja daje – refundacja poniesionego wydatku zmniejsza wykonanie wydatku. To proste – mamy znowu środki pieniężne na realizację wydatków budżetowych, co inaczej nazywamy wznowieniem środków na wydatki.
W praktycznie wszystkich opracowaniach z jakimi się spotkałem, dotyczących tego zagadnienia, omawianie tematu zaczyna się i kończy na księgowaniach na kontach zespołów 1,2,4. Pytanie czy takie podejście odzwierciedla całą złożoność tej instytucji?
Gdzie jest początek a gdzie koniec tych rozliczeń?
Aby zobrazować problem zaprezentuję bardzo prosty przykład, nieobejmujący zagadnienia VAT.
1. W planie finansowym zaplanowano kwotę 100,00 zł – dział 801, rozdział 80195, paragraf 430
W organie należy ująć zasilenie jednostki w środki na wydatki:
(1) Wn223 / Ma133 na kwotę 100,00 zł (1)
W jednostce należy ująć wpływ takich środków:
(1) Wn130 / Ma223 na kwotę 100,00 zł
(1) Na stronie Wn konta 980 mamy kwotę 100,00 zł – nasz plan.
2. Jednostka zawiera umowę na kwotę 100,00 zł w paragrafie 430 oraz angażuje ją na koncie 998:
(2) Ma998 – zaangażowanie prawne na kwotę 100,00 zł
3. Następnie jednostką otrzymuje fakturę:
(3) Wn402/ Ma201 – kwota 100,00 zł
4. Jednostka płaci za fakturę:
(4) Wn201/ Ma130 – zapłata na kwotę 100,00 zł. Wykonany wydatek na kwotę 100,00 zł.
(4) Na stronie Wn konta 998 jednostka księguje wykonanie zaangażowania na kwotę 100,00 zł
(4) Na koncie 980 strona Ma jednostka księguje wykonany wydatek do planu – kwota 100,00 zł.
5. Teraz jednostka odsprzedaje (refakturuje część zakupionej usługi w paragrafie 430) innemu podmiotowi:
(5) Wn201/ Ma402 – kwota 50,00 zł, będąca zwrotem wydatków w momencie kasowej realizacji.
6. Jednostki otrzymuje kwotę 50,00 złoty z tytułu refakturowania usługi:
(6) W130/Ma201 – wpływ na kwotę 50,00 zł – refundacja wydatków, zmniejszająca poniesione wydatki w dziale 801, rozdział 80195, paragraf 430.
(6) Jednostka na koncie 980 strona Ma dokonuje korekty wykonanych wydatków do poziomu 50,00 zł z uwagi na refundację.
Na koncie 130 jednostka dokonuje zapisu technicznego (na czerwono albo z minusem po obu stronach na kwotę 50,00 zł:
(6a) Wn130 / Ma130 – na czerwono kwota 50,00 zł.
7. Jednostka za posiadane jeszcze 50,00 zł kupuje usługę w paragrafie 430 – umowa na kwotę 50,00 zł.
Plan 100,00 zł, a jego wykonanie wynosi tylko 50,00 zł. Zaangażowanie 100,00 zł i wykonanie zaangażowania też 100,00 zł.
Księgowanie zaangażowania na 50,00 zł:
(7) Ma konto 998 – kwota 50,00 zł
7.1. Jednostka otrzymuje fakturę na kwotę 50,00 zł:
(7.1.) Wn402 / Ma201 – kwota 50,00 zł
7.2. Jednostka płaci za fakturę:
(7.2) Wn201/ Ma130 – kwota 50,00 zł
7.3. Jednostka ujmuje wykonanie zaangażowania:
(7.3)Wn konto 998 – kwota 50,00 zł
7.4. Jednostka ujmuje wykonany wydatek do planu:
(7.4.) Ma konto 980 – kwota 50,00 zł
*prezentacja księgowań na kontach teowych do pobrania dostępna TUTAJ
Wszystko gra?
Sprawdzam.
- Łącznie zaangażowanie – 150,00 zł – dwie umowy (jedna na 100,00 zł a druga na 50,00 zł ) – zaangażowanie prawne łącznie 150,00 zł przy planie 100,00 zł
- środki na wydatki – 100,00 zł, co wynika z konta 223 na moment zasilenia;
- plan na koncie 980 do działu 801 rozdział 80195 – kwota 100,00 zł i jego wykonanie też 100,00 zł
- zaangażowanie w Rb 28s – 150,00 zł;
- wykonany wydatek – 100,00 zł
- plan – 100,00 zł
- zobowiązania – 0 zł
Księgowania w organie na podstawie Rb28s zamyka konto 223 z kontem 902 (8) i wszystko się zgadza.
To gdzie problem?
Jednostka budżetowa może jednak wydać tylko tyle, ile otrzyma – to ilustruje konto 223, a my na koncie 998 mamy zaangażowanie na kwotę 150,00 zł przy zasileniu na kwotę 100,00 zł.
Korekta in minus na koncie 980 po stronie wykonania na kwotę 50,00 zł z tytułu refundacji nie zmienia prawnego zaangażowania limitowanego planem finansowym jednostki. Tutaj niezmiennie mamy kwotę 150,00 zł – łączna wartość z zawartych umów. Refundacja zaś nie może być podstawą do korekty zaangażowania. Refundacja to jedna instytucja, a zaangażowanie to druga instytucja. Obie są niezależne od siebie.
Czy nadal wszystko jest ok?
Jak widać zazwyczaj same schematy księgowe na kontach zespołu 1,2 i 4, nie obrazuje całej perspektywy instytucji refundacji wydatków, bo pomija się:
- konto 980 – plan 100,00 zł
- konto 998 w kontekście planu finansowego jednostki – zaangażowanie ponad plan 50,00 zł
- Rb28s w aspekcie prezentacji zaangażowania – zaangażowanie na poziomie 150,00 zł.
Czy zwiększenie planu do kwoty 150,00 zł coś zmienia?
Tylko tyle, że plan jest zwiększony, a wydatek jest wciąż na poziomie 100,00 zł przy zaangażowaniu na 150,00 zł. Poza tym zwiększenie wydatków do poziomu 150,00 zł stoi w sprzeczności z zapisami na koncie 223, co później widać przez konto 800 – sprawozdanie ZZF, gdyż zasilenie było na poziomie 100,00 zł.
Powyższe nijak się ma do zasad gospodarki finansowej jednostki budżetowej – na wydatki dostajesz, a dochody odprowadzasz.
Gdyby tutaj jeszcze odnieść się do podatku VAT – wariant netto albo brutto to rozliczenia zdecydowanie bardziej by się skomplikowały.
